I motivi per scegliere un software OCR per la vostra azienda

Sono sempre di più le aziende che decidono di acquistare un sistema software OCR per tutte le proprie funzioni di immissione e archiviazione dati. L’Optical Character Recognition non è di per sé una novità – sono anni che la tecnologia esiste, in qualche forma – ma è in questo periodo che sta trovando diffusione davvero in aziende di ogni livello, anche grazie agli avanzamenti tecnologici che ne hanno abbassato drasticamente i costi innalzandone allo stesso tempo le prestazioni, così da rendere i software OCR un prodotto che possiamo ormai definire mainstream. Perchè dovreste unirvi anche voi a questa rivoluzione?

Rapidità e efficienza
Nei casi migliori, i più avanzati software OCR sono in grado di acquisire e digitalizzare i documenti in una manciata di secondi. Questo fa sì che l’azienda goda immediatamente di due vantaggi enormemente significativi: da un lato, un drastico aumento dell’efficienza e della rapidità di inserimento dati, e dall’altro la formazione di un archivio digitale contestualmente all’utilizzo stesso dei documenti, e con la sicurezza di un backup costante.

Disponibilità di numerosi formati
L’utilizzo che un’azienda può voler fare dei dati digitalizzati dal software OCR è sicuramente variegato, e dipende da molti fattori, tanto da non poter essere certo limitato ad un’unica tipologia e quindi ad un solo formato in uscita. I software OCR oggi sono in grado di restituire i documenti convertiti in formati Word, Excel, PDF, HTML, RTF, oltre che nel classico testo semplice.

Costi ridotti
L’investimento in un software OCR di alto livello è sicuramente più economico, e redditizio, rispetto all’assunzione a tempo determinato o indeterminato di uno o più impiegati di data entry che si occupino dell’immissione a mano dei dati nei sistemi informatici dell’azienda. Esistono perfino soluzioni con costi legati all’effettivo utilizzo, dove si paga una tariffa minima per ogni documento convertito, oltre a scelte tradizionali: il controllo di budget è così garantito.

Supporto multilingue
I software OCR sono naturalmente al passo con i tempi, e non si limitano più ormai da anni ad operare su una sola lingua: la natura stessa del mercato globalizzato lo renderebbe assurdo. Ormai, fra le prestazioni che si possono dare per scontate nei software OCR di alto livello, c’è il supporto per lingue multiple, incluse Francese, Inglese, Cinese e Tedesco, oltre naturalmetne all’Italiano.

Semplicità di utilizzo

L’ultimo fattore di vantaggio dei software OCR è la loro estrema semplicità d’uso. L’interfaccia stessa è estremamente ridotta, e l’intero lavoro viene svolto automaticamente; l’unica cosa necessaria per integrare la procedura nel flusso di lavoro è prendere l’abitudine di inserire i documenti nello scanner e effettuarne, con un clic, la digitalizzazione. Nessuna necessità di addestramenti lenti, costosi e complessi!

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